HearLab · versie hl-vwo-2026-10-06

Verwerkersovereenkomst HearLab

Deze overeenkomst geldt tussen de praktijk die haar in het HearLab-dashboard accepteert (de verwerkingsverantwoordelijke, hierna: de praktijk) en AudioLaunch, KvK 54871204, Eindhoven, handelend onder de naam AudioLab.tools (de verwerker). De praktijk accepteert haar namens zichzelf via de professional die de praktijk aanmaakt; de versie en het tijdstip worden vastgelegd. Ze regelt wat artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt.

Wie de praktijk aanmaakt, verklaart dat de praktijk hoorzorg verleent (bijvoorbeeld als audicien, audioloog of KNO-praktijk) of namens zo'n praktijk te handelen, en bevoegd te zijn de praktijk aan deze overeenkomst te binden. Klopt die verklaring niet, dan mag de verwerker de toegang opschorten en, na een waarschuwing met veertien dagen om te reageren of te exporteren, de praktijk beëindigen en haar gegevens wissen.

1. Onderwerp en duur

De verwerker slaat voor de praktijk de hoormomenten op die patiënten van de praktijk met HearLab vastleggen, en toont ze in het dashboard van de praktijk. De overeenkomst loopt zolang de praktijk HearLab gebruikt en eindigt als de praktijk of het account van de eigenaar wordt verwijderd.

2. Doel en aard van de verwerking

Het enige doel is dat de praktijk de door haar patiënten vastgelegde momenten kan inzien ter voorbereiding van de zorg die de praktijk verleent. HearLab stelt geen diagnose en neemt geen beslissingen. De verwerker gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden: niet voor analyse van het eigen product, niet voor het trainen van modellen, niet voor reclame, en verkoopt of deelt ze niet.

3. Welke gegevens

• Per patiënt: een pseudoniem of dossiernummer dat de praktijk kiest, de koppelstatus, en het bewijs van toestemming (versie van de tekst, tijdstip, taal, en eventueel het tijdstip van intrekken). Geen naam, geen e-mailadres, geen telefoonnummer van de patiënt.
• Per moment: het tijdstip, het lokale uur en het tijdzoneverschil, de situatie die de patiënt kiest, de beoordeling (1 tot 5), de kenmerken die de patiënt aanvinkt (zoals stemmen door elkaar of galm), per oor het hulpmiddel dat de patiënt opgeeft (hoortoestel, cochleair implantaat, ander hulpmiddel of niets) en of het aan stond, het programma als de patiënt dat opgeeft, een vrije notitie van de patiënt (hoogstens 500 tekens), en afgeleide akoestische metingen: niveau en dynamiek, spraakaandeel en signaal-ruisverhouding, wanneer er gesproken werd (begin en eind van elke frase, geen inhoud), het niveau van spraak en van achtergrond, ruisvloer, het type achtergrond, spraak boven achtergrond en verstaanbaarheid, een opvallende toon met zijn frequentie, de spraak-ruisverhouding per frase, het spreektempo, het risico op sisklanken en op oversturing, het luidste moment, het aandeel van de achtergrond in de spraakband en onder 500 Hz, per halve seconde hoe ver het geluid boven de ruisvloer uitkomt, het spectrale zwaartepunt, per band de vlakheid en een grof spectrogram (24 banden, hele dB, zonder fase), A-gewogen niveaus (Leq, maximum, minimum, L10, L50 en L90) met octaafbanden en het verschil tussen C- en A-weging, de toonhoogte van de stemmen die er klonken (mediaan en spreiding, geen inhoud), en per tertsband het niveau in de frasen en in de pauzes, de energie in de pauzes na spraak, spectrale kenmerken en tertsbanden, en het niveau per 100 ms over de meting.
• Van professionals van de praktijk: het e-mailadres van hun account.
• Niet: geluidsopnamen of ander ruw geluid, locatie, contacten. De app meet op de telefoon en gooit het geluid daarna weg; de server weigert elk veld dat niet op de lijst van afgeleide metingen staat.

Gegevens over hoorbeleving kunnen gezondheidsgegevens zijn (artikel 9 AVG). De grondslag voor het delen is de uitdrukkelijke toestemming van de patiënt, die HearLab in de app vraagt en vastlegt voordat er iets wordt gedeeld. De praktijk blijft verantwoordelijk voor de grondslag en voor wat zij met de gegevens doet.

4. Betrokkenen

Patiënten van de praktijk die HearLab gebruiken, en medewerkers van de praktijk met een account.

5. Instructies en geheimhouding

De verwerker verwerkt de gegevens alleen op grond van deze overeenkomst en de handelingen die de praktijk in het dashboard uitvoert. Wie bij de verwerker toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

Meent de verwerker dat een instructie van de praktijk in strijd is met de AVG of met andere wetgeving over gegevensbescherming, dan meldt hij dat direct aan de praktijk en mag hij die instructie opschorten tot de praktijk hem schriftelijk bevestigt.

6. Beveiliging

• Alle verbindingen gaan over TLS; de database is versleuteld opgeslagen.
• De tabellen zijn standaard afgesloten voor elke client (row level security zonder uitzonderingen). Alleen de server-API komt erbij, en die controleert bij elk verzoek dat de professional lid is van de praktijk en dat de patiënt bij die praktijk hoort. Een praktijk ziet nooit gegevens van een andere praktijk.
• Een toestel van een patiënt krijgt pas een eigen sleutel na uitdrukkelijke toestemming. Sleutels en koppelcodes worden alleen als hash bewaard. Koppelcodes zijn 14 dagen geldig en pogingen zijn in aantal beperkt.
• Op de pagina's van HearLab draaien geen analyse- of advertentiescripts.
• Foutmeldingen bevatten geen inhoud van momenten.

7. Subverwerkers

De praktijk geeft toestemming voor de volgende subverwerkers:

• Supabase Inc.: database en inloggen voor professionals, gehost in de EU (Frankfurt, AWS eu-central-1).
• Vercel Inc.: hosting van de website en van de server-API, uitgevoerd in de EU (Frankfurt, regio fra1).

Beide zijn Amerikaanse bedrijven. De gegevens staan en worden verwerkt in de EU; voor zover er toegang vanuit de Verenigde Staten mogelijk is, gelden de waarborgen die deze partijen bieden (het EU-VS Data Privacy Framework en/of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie). Een nieuwe subverwerker meldt de verwerker minstens 30 dagen vooraf; de praktijk kan binnen die termijn bezwaar maken en, als dat niet wordt opgelost, de overeenkomst beëindigen.

De verwerker legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan, en blijft tegenover de praktijk volledig aansprakelijk voor het nakomen daarvan.

8. Rechten van patiënten

De verwerker helpt de praktijk bij verzoeken van patiënten. Het dashboard heeft per patiënt een export (inzage) en een knop om de patiënt met alle momenten te wissen. Een patiënt kan de toestemming zelf in de app intrekken; dan stopt het delen en worden de momenten van die patiënt bij de praktijk verwijderd.

9. Datalekken

De verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de praktijk zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, met de informatie die op dat moment bekend is, en vult die aan zodra er meer bekend is. De praktijk beslist over een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan patiënten.

10. Bewaartermijn en einde

Momenten worden automatisch gewist zodra ze ouder zijn dan de bewaartermijn die de praktijk kiest (6, 12 of 24 maanden). Bij het einde van de overeenkomst heeft de praktijk dertig dagen om per patiënt een export te maken; daarna wist de verwerker alle gegevens van de praktijk. Het bewijs van toestemming en intrekking blijft zonder inhoud bewaard, zolang dat nodig is om aan te tonen dat de verwerking rechtmatig was, en uiterlijk tot drie jaar na het einde van de overeenkomst.

11. Informatie en audit

De verwerker geeft de praktijk op verzoek de informatie die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en werkt mee aan een audit door een onafhankelijke deskundige, na redelijke aankondiging en op kosten van de praktijk. De verwerker helpt waar nodig bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

12. Proefperiode

HearLab is in een proefperiode en is kosteloos. Er is geen afgesproken beschikbaarheid en geen afgesproken hersteltijd. Wat er wel is: de database krijgt bij Supabase dagelijks een back-up die zeven dagen wordt bewaard, waarmee de dienst na een storing als geheel kan worden hersteld. Herstellen tot een willekeurig tijdstip, of van één praktijk apart, kan niet; momenten van na de laatste back-up zijn dan verloren. Deze grenzen laten de beveiligingsplichten uit artikel 6 en uit artikel 32 AVG onverlet. HearLab is geen patiëntendossier: de praktijk legt wat zij voor de zorg nodig heeft vast in haar eigen dossier, houdt zich aan haar eigen bewaarplichten en maakt zo nodig zelf een export. Het einde van de proefperiode, en wat er daarna verandert, meldt de verwerker minstens dertig dagen vooraf.

13. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van de verwerker tegenover de praktijk is beperkt tot directe schade en tot het bedrag dat de praktijk in de twaalf maanden voor de schade voor HearLab heeft betaald. Zolang HearLab kosteloos is, is dat nul. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de verwerker, en laat de rechten die patiënten onder de AVG hebben onverlet.

14. Overig

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Een nieuwe versie van deze overeenkomst moet de praktijk opnieuw accepteren voordat zij het dashboard verder kan gebruiken. Vragen: privacy@audiolab.tools.

In English

This is the data processing agreement (Art. 28 GDPR) between a hearing care practice (controller) and AudioLaunch, trading as AudioLab.tools (processor), for HearLab. In short: only the moments patients choose to share after explicit consent, never audio or location, stored in the EU (Frankfurt) with Supabase and Vercel as sub-processors, access limited to the practice's own patients, deletion after the practice's retention period, breach notice within 48 hours. Whoever creates a practice declares that it provides hearing care, or that they act on behalf of one. HearLab is in a free trial: no availability guarantee, a daily database backup kept for 7 days but no restore per practice, and it is not a patient record. Liability is limited to direct damage and to what the practice paid in the prior twelve months (nothing while it is free), except for intent or wilful recklessness. At the end of the agreement the practice has thirty days to export before everything is deleted. The Dutch text above is the binding version.